Tienes proyectos dispersos en emails, hojas de cálculo y conversaciones de WhatsApp. Alguien te ha dicho que Notion o ClickUp lo resuelven. El problema es que son herramientas muy distintas, y elegir mal significa que tu equipo la abandona en tres semanas.
Aquí va la comparativa directa.
Veredicto rápido
| Criterio | Notion | ClickUp |
|---|---|---|
| Para qué sirve mejor | Base de conocimiento + documentación | Gestión de tareas y proyectos |
| Interfaz en español | Sí | Sí |
| Soporte en español | No (solo inglés) | No (solo inglés) |
| Plan gratuito | Sí, limitado | Sí, generoso |
| Precio de pago desde | 10 $/usuario/mes (aprox. 9 €/mes) | 7 $/usuario/mes (aprox. 6,50 €/mes) |
| Curva de aprendizaje | Media-alta | Alta |
| GDPR | Sí, con DPA disponible | Sí, con DPA disponible |
Precios consultados en mayo 2026. Verifica siempre en la web del proveedor. Precios en dólares — conversión aproximada según cambio a 31/05/2026.
✅ Lo que nos gusta
- +[Notion](/gestion-proyectos/review-notion-pymes): perfecta para documentar procesos, manuales y bases de conocimiento
- +[ClickUp](/gestion-proyectos/review-clickup): gestión de tareas muy completa con dependencias, seguimiento de tiempo y sprints
- +Plan gratuito útil para startups: Ambas permiten equipos pequeños sin inversión inicial.
- +Cumplimiento GDPR con DPA: Protegen datos de clientes según normativa EU obligatoria.
❌ Lo que no nos gusta
- –Ninguna tiene soporte en español: la documentación oficial está en inglés
- –Exceso opciones paraliza equipos pequeños: ClickUp abruma a pymes sin departamento IT dedicado
- –Notion no es un gestor de proyectos real: sin campos de fecha nativa en el plan Free es muy limitada
- –Precios solo en dólares: impide comparar costes reales vs herramientas españolas del mercado
Cuándo elegir Notion
Notion brilla cuando tu necesidad principal es organizar información, no gestionar plazos.
- Tu equipo necesita una wiki interna: procedimientos, onboarding, plantillas de cliente
- Trabajas en sectores creativos o de consultoría donde el contexto importa tanto como la tarea
- Quieres un espacio donde cada proyecto tenga su documentación vinculada a las tareas
- Tienes 1-4 personas — el plan gratuito aguanta bien con equipos pequeños
Ejemplo concreto: Marta dirige una agencia de comunicación en Bilbao con 5 personas. Usa Notion para guardar el histórico de cada cliente, las guías de estilo y los briefings. Las tareas las sigue coordinando por email porque Notion no le da suficiente control sobre fechas y asignaciones.
Cuándo elegir ClickUp
ClickUp es un gestor de proyectos completo que además tiene documentos. El orden es ese: primero las tareas, luego todo lo demás.
- Tu equipo trabaja con plazos reales, dependencias entre tareas y responsables claros
- Necesitas ver el estado de varios proyectos a la vez (vista de tablero, Gantt, calendario)
- Facturas por horas y quieres el seguimiento de tiempo integrado
- Tienes más de 5 personas — a partir de ahí, el plan gratuito se queda corto
Ejemplo concreto: Jordi tiene una empresa de instalaciones industriales en Tarragona con 9 técnicos. Cada obra es un proyecto con subtareas, fechas de inspección y documentos adjuntos. ClickUp le permite ver de un vistazo qué obras están atrasadas y quién tiene carga de trabajo libre.
Para la mayoría de pymes españolas: si vienes de Excel y listas de tareas básicas, empieza con ClickUp en el plan gratuito durante un mes. Si lo que te falta es un lugar donde guardar y buscar información del negocio (no tareas), prueba Notion. Lo peor que puedes hacer es contratar las dos a la vez — tu equipo usará ninguna.
Precios comparados
| Plan | Notion | ClickUp |
|---|---|---|
| Gratuito | Sí (páginas ilimitadas, 1 invitado) | Sí (tareas ilimitadas, 100 MB almacenamiento) |
| Básico / Unlimited | 10 $/usuario/mes (aprox. 9 €) + IVA | 7 $/usuario/mes (aprox. 6,50 €) + IVA |
| Business | 15 $/usuario/mes (aprox. 14 €) + IVA | 12 $/usuario/mes (aprox. 11 €) + IVA |
| Enterprise | No publican precio — solicitar presupuesto | No publican precio — solicitar presupuesto |
| Descuento anual | Sí (aprox. 20%) | Sí (aprox. 25%) |
| Facturación | Anual o mensual | Anual o mensual |
Precios en dólares, conversión aproximada a euros según cambio de mayo 2026. IVA no incluido. Verifica en notion.so y clickup.com antes de contratar.
⚠️ Ambas herramientas cobran el plan anual por adelantado. Si cancelas a mitad de año, pierdes el importe restante.
Para un equipo de 5 personas en el plan Business, ClickUp sale a unos 55 €/mes + IVA y Notion a unos 70 €/mes + IVA — pagado anualmente.
Preguntas frecuentes
¿Notion o ClickUp cumplen con la normativa española de protección de datos?
Ambas cumplen GDPR y tienen DPA (Data Processing Agreement) disponible para firmar. Los datos pueden almacenarse en servidores fuera de la UE dependiendo de la configuración. Consulta su política de privacidad y adapta tu DPA con la AEPD si gestionas datos de clientes. Ninguna está certificada específicamente bajo LOPDGDD española, pero el cumplimiento GDPR cubre los requisitos principales.
¿Se pueden integrar con Holded o Sage?
Ninguna tiene integración nativa directa con Holded o Sage 50. Puedes conectarlas mediante Zapier o Make para automatizar flujos básicos (crear tarea cuando entra una factura, por ejemplo). Si necesitas que tu gestión de proyectos esté directamente conectada a tu contabilidad, herramientas como Holded o Anfix tienen módulos propios de proyectos — menos potentes, pero sin fricciones de integración.
¿Cuál es más fácil de implantar en un equipo sin experiencia técnica?
Ninguna es trivial si quieres usarla bien. Notion parece más sencilla al principio pero requiere que alguien diseñe la estructura — sin eso, se convierte en un cajón desastre. ClickUp tiene más funciones visibles desde el primer día, lo que puede agobiar. Si tu equipo es poco técnico, en los dos casos necesitarás dedicar al menos una tarde a configurarla y formar al equipo. Sin esa inversión inicial, la abandonan.
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