Al terminar esta guía, tendrás tu CRM y tu herramienta de email marketing sincronizados. Cada vez que añadas un contacto nuevo en el CRM — o que cambie su estado — esa información llegará automáticamente a tu lista de email. Sin exportar Excel. Sin copiar y pegar. Sin pedirle nada al informático.
El proceso completo lleva entre 30 y 45 minutos la primera vez. A partir de ahí, funciona solo.
🧰 Lo que necesitas
- Una cuenta en Zapier o Make: Ambas tienen plan gratuito con el que puedes hacer esta integración básica. Si tienes más de 3-4 automatizaciones activas, necesitarás un plan de pago. Los detallamos abajo.
- Acceso a tu CRM: Holded, HubSpot, Pipedrive, Salesforce o cualquier CRM con API o integración nativa con Zapier/Make. La mayoría los tienen.
- Acceso a tu herramienta de email marketing: Mailrelay, Acumbamail, GetResponse, ActiveCampaign, Mailchimp. Lo mismo — casi todas están en el catálogo de Zapier y Make.
- Una lista de contactos activa en email marketing: No hace falta que esté llena. Puede tener 5 contactos de prueba.
- Nivel técnico necesario: Cero programación. Si sabes hacer clic en menús desplegables y rellenar campos de texto, es suficiente. El único momento que puede complicarse es si tu CRM tiene campos personalizados muy específicos — pero también lo explicamos.
¿Holded + Mailrelay? Es la combinación más habitual entre las pymes españolas que pasan por aquí. Los pasos de esta guía son iguales para cualquier combinación — los nombres de los campos cambian, la lógica es la misma.
🤔 Por qué esto importa (y por qué no se hace solo)
Tu CRM sabe cuándo un contacto pasa de "lead" a "cliente". Tu herramienta de email sabe a quién le has enviado qué y quién lo ha abierto.
El problema es que no se hablan entre sí. Así que acabas enviando newsletters de captación a clientes que llevan dos años contigo. O no enviando nada a leads calientes porque no están en tu lista.
La integración resuelve eso. Y no necesitas un plan Enterprise ni un desarrollador.
⚖️ Zapier vs. Make: cuál usar
Antes de entrar en los pasos, vale la pena elegir bien la herramienta de integración. No son iguales.
| Zapier | Make | |
|---|---|---|
| Curva de aprendizaje | Más fácil — lógica lineal | Más visual pero algo más compleja al principio |
| Plan gratuito | 100 tareas/mes, 5 Zaps activos | 1.000 operaciones/mes, automatizaciones ilimitadas |
| Precio de entrada (pago) | Desde 19,99 $/mes (aprox. 18 €/mes + IVA según cambio mayo 2026) | Desde 9 $/mes (aprox. 8 €/mes + IVA según cambio mayo 2026) |
| Integraciones con CRMs españoles | Holded, Pipedrive, HubSpot, Salesforce | Holded, Pipedrive, HubSpot, Salesforce |
| Integraciones con email marketing español | Mailrelay, Acumbamail, GetResponse, ActiveCampaign | GetResponse, ActiveCampaign, Mailchimp (Mailrelay y Acumbamail: vía webhook) |
| GDPR | Cumple — DPA disponible, servidores en EE.UU. con cláusulas SCCs | Cumple — DPA disponible, servidores en UE disponibles |
| Para quién | Quien quiere montarlo en 20 minutos sin complicaciones | Quien quiere flujos más complejos o tiene muchas automatizaciones |
Precios consultados en mayo 2026. Verifica siempre en zapier.com y make.com antes de contratar.
Ojo con el GDPR: Cuando conectas CRM y email marketing a través de Zapier o Make, estás transfiriendo datos de contacto (nombre, email, empresa) a través de un tercero. Asegúrate de que tu política de privacidad y tu DPA con la AEPD contemplan este flujo. Make ofrece procesamiento en servidores europeos — Zapier los tiene en EE.UU. con cláusulas SCCs. Si tienes dudas, consúltalo con tu asesor de protección de datos.
🪜 Pasos
Esta guía usa Zapier como herramienta de integración, Holded como CRM y Mailrelay como email marketing. Si usas otra combinación, los pasos son idénticos — solo cambian los nombres de los campos y las pantallas de autorización.
Al final de cada paso indicamos cómo adaptar si usas Make.
Paso 1: Crea una cuenta en Zapier (o entra si ya tienes)
Qué hacer: Ve a zapier.com y crea una cuenta gratuita con tu email de empresa. Si ya tienes cuenta, entra directamente.
Por qué: Zapier es el puente entre tus dos herramientas. Sin cuenta, no hay puente.
Qué verás: El dashboard principal de Zapier, con un botón grande azul "+ Create" en la parte superior izquierda y un listado de tus Zaps activos (vacío si es nueva).
Si usas Make: El proceso es equivalente — make.com, crea cuenta, llegarás a un panel llamado "Scenarios".
Paso 2: Empieza un Zap nuevo
Qué hacer: Haz clic en "+ Create" y selecciona "Zaps". Se abrirá el editor de Zaps con dos bloques: "Trigger" (disparador) y "Action" (acción).
Por qué: Todo en Zapier funciona con esta lógica: algo pasa en la herramienta A (trigger) y entonces se hace algo en la herramienta B (action). En nuestro caso: se añade un contacto en el CRM → se añade a la lista de email.
Qué verás: Un canvas con dos bloques grises. El primero dice "Trigger" y el segundo "Action". Haz clic en "Trigger" para empezar.
Si usas Make: En Make esto se llama "Scenario". Haz clic en "Create a new scenario" y verás un círculo central con un "+". Haz clic ahí para añadir el primer módulo (el trigger).
Paso 3: Elige Holded como disparador
Qué hacer: En el buscador de aplicaciones del bloque Trigger, escribe "Holded". Selecciona la app. Luego elige el evento "New Contact" (nuevo contacto) en el desplegable "Event".
Por qué: Le estás diciendo a Zapier que vigile Holded. Cada vez que aparezca un contacto nuevo, el Zap se activará.
Qué verás: Zapier te pedirá que conectes tu cuenta de Holded. Haz clic en "Sign in to Holded" — se abrirá una ventana emergente donde introduces tu API key de Holded (la encuentras en Holded → Configuración → API).
Nota: Si no quieres disparar el Zap con contactos nuevos sino cuando un contacto cambia de etapa (de lead a cliente, por ejemplo), busca el evento "Updated Contact" o "New Deal Stage" según lo que ofrezca tu CRM. Holded tiene opciones limitadas en este sentido — Pipedrive y HubSpot tienen más granularidad.
Paso 4: Prueba el disparador con un contacto real
Qué hacer: Zapier te pedirá que hagas una prueba. Haz clic en "Test trigger". Zapier buscará los últimos contactos creados en Holded y mostrará uno como ejemplo.
Por qué: Necesitas ver los campos reales de tu CRM para poder mapearlos correctamente en el siguiente paso. Si no tienes ningún contacto en Holded todavía, crea uno de prueba (nombre ficticio, email de prueba) antes de hacer este paso.
Qué verás: Una lista de campos con los datos del contacto: "name", "email", "phone", "company", etc. Apunta mentalmente cuáles tienes — los usarás en el paso 6.
Paso 5: Añade la acción — Mailrelay
Qué hacer: Haz clic en el bloque "Action". En el buscador, escribe "Mailrelay". Selecciona la app y elige el evento "Add Subscriber to List" (añadir suscriptor a lista).
Por qué: Esta es la acción que se ejecutará cada vez que se active el disparador. El contacto nuevo en Holded se convertirá en suscriptor en Mailrelay.
Qué verás: Zapier te pedirá que conectes Mailrelay con tu API key (en Mailrelay: Mi cuenta → API). Una vez conectado, aparecerá un formulario con los campos a rellenar.
Nota: Si usas Acumbamail en lugar de Mailrelay, búscala en el catálogo de Zapier — tiene integración nativa con el evento equivalente "Subscribe Contact". Si usas GetResponse o ActiveCampaign, también están disponibles de forma nativa.
Paso 6: Mapea los campos entre Holded y Mailrelay
Qué hacer: Rellena el formulario de la acción. Para el campo "Email" de Mailrelay, selecciona el campo "email" que vino de Holded en el paso anterior. Para "Name", selecciona "name". Para la lista de destino, elige la lista correcta en tu cuenta de Mailrelay desde el desplegable.
Por qué: Zapier no sabe solo qué dato va a qué campo. Tú le dices que el email del CRM es el email del suscriptor, que el nombre del CRM es el nombre del suscriptor, etc.
Qué verás: Cada campo tiene un botón con un icono de rayo que abre un selector de campos del trigger. Al hacer clic, aparecen todos los campos disponibles de Holded para que los selecciones.
Campos personalizados: Si en Holded tienes campos propios (sector, tamaño de empresa, comercial asignado) y quieres usarlos como tags en Mailrelay para segmentar, este es el momento de mapearlos. En Mailrelay, busca el campo "Tags" en la acción y asigna los valores del CRM que quieras usar como etiquetas.
Paso 7: Prueba la integración completa y actívala
Qué hacer: Haz clic en "Test action". Zapier ejecutará la acción de verdad: añadirá el contacto de prueba a tu lista de Mailrelay. Entra en Mailrelay y confirma que el contacto ha aparecido. Si todo está bien, haz clic en "Publish" para activar el Zap.
Por qué: La prueba usa datos reales. Si el contacto aparece en Mailrelay con los campos correctos, el Zap funciona. Si no aparece, hay un error en el mapeo o en las credenciales.
Qué verás: Zapier mostrará un mensaje verde "Test was successful". En Mailrelay, el contacto de prueba estará en la lista que elegiste.
🚨 Errores comunes
El Zap se activa pero el contacto no aparece en la lista de email
Síntoma: El historial de Zapier muestra "Success" pero el contacto no está en Mailrelay.
Causa: El contacto de Holded no tiene email, o tiene un email con formato incorrecto (espacios, tildes). Mailrelay rechaza el suscriptor en silencio si el email no es válido.
Solución: En el historial de Zapier ("Zap History" en el menú lateral), haz clic en la tarea fallida y revisa el detalle. Si pone "invalid email", el problema está en el dato origen. Revisa el contacto en Holded y corrige el email.
Zapier no encuentra Holded o dice que no tiene permisos
Síntoma: Al conectar Holded, Zapier da error de autenticación o la conexión aparece como inválida.
Causa: La API key de Holded caduca o se regenera si cambias la contraseña de tu cuenta. También ocurre si el usuario de Holded no tiene permisos de administrador.
Solución: Ve a Holded → Configuración → API, genera una nueva API key y actualiza la conexión en Zapier desde "My Apps" → "Holded" → "Reconnect".
El Zap se dispara con contactos duplicados
Síntoma: El mismo contacto aparece varias veces en tu lista de email marketing.
Causa: Holded dispara el evento "New Contact" cada vez que se modifica un contacto importado en bloque, no solo cuando se crea.
Solución: En Mailrelay y la mayoría de herramientas de email, si el email ya existe en la lista, el sistema actualiza el contacto en lugar de duplicarlo. Si sigues viendo duplicados, activa la opción "Update subscriber if exists" en la acción de Zapier (si está disponible para tu combinación).
✅ Resultado final
Si has seguido todos los pasos, ahora tienes:
- Una integración activa entre tu CRM y tu herramienta de email marketing que funciona en tiempo real.
- Cada contacto nuevo que entres en Holded aparecerá automáticamente en tu lista de Mailrelay, con los campos correctos y las etiquetas que hayas configurado.
- Cero trabajo manual de exportar CSV, importar listas ni actualizar contactos a mano.
El siguiente paso lógico es añadir una segunda acción: que cuando un contacto pase a estado "Cliente" en tu CRM, se mueva automáticamente a una lista diferente en email marketing (la de clientes, no la de leads). La lógica es idéntica — solo cambia el trigger y la lista de destino.
❓ Preguntas frecuentes
¿Funciona esto con cualquier CRM y cualquier herramienta de email?
Depende de si ambas herramientas están en el catálogo de Zapier o Make. Casi todos los CRMs y herramientas de email marketing populares están. Si tu CRM es muy específico del sector (ERP industrial, software de clínicas, etc.) puede que no esté — en ese caso, Make permite conexiones vía webhook que son algo más técnicas pero no requieren programar.
¿El plan gratuito de Zapier es suficiente para una pyme?
Para empezar, sí. El plan gratuito permite 5 Zaps activos y 100 tareas al mes. Si tienes una pyme con movimiento moderado de contactos (menos de 100 nuevos contactos al mes), el plan gratuito aguanta. En cuanto superes ese volumen o quieras más de 5 automatizaciones activas, necesitarás el plan de pago — desde 19,99 $/mes (aprox. 18 €/mes + IVA según cambio mayo 2026).
¿Esto cumple con el GDPR y la LOPDGDD?
La integración técnica en sí no incumple nada. Lo que importa es que el consentimiento del contacto para recibir emails esté correctamente recogido y documentado antes de que llegue a tu lista. Si captas contactos a través de un formulario web con casilla de consentimiento, estás cubierto. Si los introduces manualmente en el CRM sin consentimiento explícito para email marketing, tienes un problema que esta guía no resuelve. Revisa tu política de privacidad con tu asesor.
¿Puedo hacer lo mismo al revés — que los suscriptores de email pasen al CRM?
Sí, y es igual de útil. El proceso es idéntico pero con el trigger en la herramienta de email (nuevo suscriptor) y la acción en el CRM (crear contacto). Muy útil si captas leads a través de formularios en newsletters o landing pages y quieres que entren automáticamente en tu pipeline de ventas.
¿Make es mejor que Zapier para esto?
Para esta integración concreta, Zapier es más rápido de configurar. Make vale la pena si quieres lógica más compleja — por ejemplo: "si el contacto tiene más de 10 empleados Y es del sector industrial, añádelo a la lista X; si no, a la lista Y". Esa bifurcación condicional es más sencilla en Make. Para una sincronización lineal, Zapier gana en velocidad de configuración.
🛠️ Herramientas que facilitan esto
Si aún no tienes cuenta en Zapier:
Si prefieres empezar con Make (mejor plan gratuito y servidores europeos):
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