Al terminar esta guía, tendrás tu primer flujo de automatización funcionando — conectando dos herramientas que ya usas sin tocar ni una línea de código. El proceso completo lleva menos de una hora, y el resultado es que tareas repetitivas que hoy haces manualmente (copiar datos, enviar emails, crear registros) se hacen solas.
Si tienes 8 empleados y usas Excel, Sage y email, hay al menos 5 procesos en tu empresa que pueden automatizarse ahora mismo.
Lo que necesitas
- Cuenta en Zapier o Make: Ambas tienen versiones gratuitas que permiten hasta 5–10 automatizaciones simples. El plan gratuito es suficiente para empezar.
- Dos herramientas conectables: Necesitas identificar qué dos aplicaciones quieres conectar. Ejemplos: tu CRM + email, tu formulario web + hoja de cálculo, tu facturación + Slack.
- Acceso administrativo: Necesitas poder generar "tokens" o "claves de conexión" en ambas herramientas. Si usas cuentas de equipo, asegúrate de tener permisos para eso.
- Nivel técnico necesario: Ninguno. No necesitas saber programación. Si sabes usar Excel, capaz de entender cómo funcionan estas herramientas. La interfaz es de "arrastra y suelta" (drag-and-drop).
- Tiempo estimado: 30 minutos si ya tienes identificados los datos que quieres automatizar.
¿Zapier o Make? Cuál usar
Antes de empezar, elige cuál usarás. Ambas hacen exactamente lo mismo, pero tienen diferencias:
Zapier es la más popular en España. Interfaz en español completa, soporte en español por email, y más integraciones disponibles (6.000+). El plan gratuito permite 100 acciones/mes.
Make (antes Integromat) es más barata en planes de pago y permite automatizaciones más complejas en el plan gratuito. Interfaz en español, pero el soporte es principalmente por chat (en inglés, aunque responden rápido). Permite hasta 1.000 operaciones/mes en gratuito.
Recomendación para Carlos: Si acabas de empezar, Zapier. Su interfaz es más intuitiva y el soporte en español te ahorra frustraciones. Si ya has usado Make o necesitas hacer algo más complejo después de tu primer automatización, entonces Make.
Para esta guía usaremos Zapier porque es más común en españa.
Paso a paso: Tu primera automatización
Paso 1: Identifica el proceso a automatizar
Antes de tocar ningún botón en Zapier, necesitas tener claro qué quieres automatizar. Piensa en una tarea que hagas (o que tu equipo haga) más de 5 veces a la semana, que sea siempre igual.
Ejemplos concretos que hemos visto en pymes españolas:
- Cuando llega un email con "NUEVO CLIENTE" en el asunto, crear un registro en tu CRM (Holded, por ejemplo) automáticamente.
- Cada vez que alguien rellena tu formulario de contacto en la web, guardar el nombre y email en Excel.
- Cuando cierras una factura en Sage, enviar un email de confirmación al cliente.
- Si un cliente cancela un pedido en tu e-commerce, crear una nota en Slack para que tu equipo lo vea.
Qué hacer: Abre un documento y describe en 3 líneas el proceso que quieres automatizar. No necesita ser perfecto — solo aclarar dónde comienza y dónde termina.
Por qué: Si no lo tienes claro, Zapier va a darte 100 opciones de configuración y te vas a perder. Con el proceso identificado, sabrás qué botones necesitas.
Qué verás: Nada aún. Solo un apunte tuyo. Pero es el paso más importante.
Paso 2: Crea la cuenta en Zapier y conecta tus herramientas
Ve a zapier.com y regístrate con tu email. La interfaz te pedirá que crees tu primera "Zap" (así se llama el flujo de automatización en Zapier).
Qué hacer:
En la pantalla principal de Zapier, haz clic en "Crear un Zap". Te aparecerá una interfaz de 3 pasos: Trigger (disparador), Action (acción), Test (prueba).
Bajo "Trigger", busca la primera herramienta que quieres conectar. Por ejemplo, si tu formulario web está hecho con Typeform, escribe "Typeform" en la barra de búsqueda. Si usas Google Forms, busca "Google Forms". Zapier tiene más de 6.000 integraciones — probablemente esté la tuya.
Una vez selecciones la herramienta, haz clic en "Conectar" o "Connect your account". Zapier te pedirá que abras sesión en esa herramienta (por ejemplo, en Typeform). Hazlo — es seguro. Zapier solo obtiene permiso para leer tus datos y crear nuevos registros, nada más.
Por qué: El Trigger es el evento que inicia la automatización. "Cada vez que alguien rellena mi formulario Typeform, quiero que ocurra algo."
Qué verás: Después de conectar, Zapier te mostrará las opciones de "trigger event" de esa herramienta. Ej: "New Response" (nueva respuesta en Typeform), "New Entry" (nueva entrada en Google Forms). Selecciona la que corresponda.
Paso 3: Configura el disparador (Trigger)
Una vez hayas elegido el evento, Zapier te pedirá detalles específicos. Por ejemplo, si elegiste Typeform, te preguntará: "¿De cuál de tus formularios Typeform?".
Qué hacer: Selecciona el formulario o la fuente de datos exacta de la que quieres captar eventos. Si tienes múltiples formularios, asegúrate de elegir el correcto.
Zapier te mostrará un campo "Test the trigger" (probar el disparador). Haz clic ahí. Zapier buscará un evento reciente (una respuesta nueva, un nuevo registro, etc.) de tu cuenta. Si encuentra uno, lo usará como ejemplo para el siguiente paso.
Si no encuentra nada, puedes crear un registro de prueba manualmente en tu herramienta, esperar 10 segundos, y volver a Zapier a hacer clic en "Test".
Por qué: Necesitamos datos reales para que Zapier sepa qué información captar.
Qué verás: Una tabla con los datos que Zapier encontró. Si tu formulario pregunta "Nombre", "Email" y "Empresa", verás tres columnas con datos reales de una respuesta anterior.
Paso 4: Añade la acción (Action)
Ahora Zapier sabe dónde empieza tu automatización. Necesita saber dónde termina.
Qué hacer: En la sección "Action", busca la segunda herramienta que quieres conectar. Por ejemplo, si quieres guardar los datos en Excel (Google Sheets), escribe "Google Sheets". Si quieres crear un contacto en tu CRM (Holded), busca "Holded".
Al igual que antes, haz clic en "Conectar" y autoriza a Zapier a acceder a esa herramienta.
Por qué: La acción es lo que ocurre automáticamente después del evento. Si el trigger es "alguien rellena un formulario", la acción podría ser "añadir ese nombre y email a mi lista de Excel".
Qué verás: Después de conectar, Zapier te mostrará opciones de qué tipo de acción quieres realizar. Si elegiste Google Sheets, te preguntará: "¿Crear una fila nueva?", "¿Actualizar una fila existente?", etc. Elige "Crear una fila nueva".
Paso 5: Mapea los campos de datos
Este es el paso más importante visualmente, pero es más simple de lo que suena.
Qué hacer: Zapier te mostrará dos columnas. En la izquierda, están los datos que capturó del trigger (Nombre, Email, Empresa). En la derecha, están los campos de tu acción (Fila en Excel, Contacto en CRM, etc.).
Tu trabajo es decirle a Zapier: "El 'Nombre' del formulario va aquí (a la columna Nombre de Excel)", "El 'Email' va aquí", etc.
Para cada campo de tu acción (por ejemplo, la columna A de tu Excel), hay un desplegable. Haz clic en él y selecciona de dónde viene ese dato. Ej: A la columna "Nombre" de tu Excel, asígna el campo "Nombre" de tu formulario.
Si tu formulario no tiene ese dato, déjalo en blanco — Zapier lo permite.
Por qué: Zapier necesita saber qué información de la fuente (Typeform) va a qué lugar del destino (Excel). Sin este mapeo, sabría que hay datos, pero no dónde ponerlos.
Qué verás: Un formulario con todos los campos de tu acción (Google Sheets, CRM, etc.) rellenados con los datos que Zapier encontró. Debería parecerse a tus datos reales: si tu formulario pregunta por un nombre real, verás ese nombre asignado al campo "Nombre".
Paso 6: Prueba y activa el Zap
Qué hacer: Zapier te mostrará un botón "Test the action" (probar la acción). Haz clic. Zapier intentará crear un registro en tu destino (Excel, CRM, etc.) usando los datos que capturó en el paso 3.
Si todo va bien, verás un mensaje verde: "Success". Si algo falla, Zapier te mostrará un error específico (ej: "No tienes permisos de escritura en esa hoja de Excel").
Una vez el test sea correcto, haz clic en "Turn on Zap" (activar el Zap). El símbolo que ves a la izquierda del nombre de tu Zap cambiará de gris a azul, indicando que está activo.
Por qué: El test es tu seguro. No quieres que la automatización se active y descubrir que crea datos incorrectos, o que deja datos vacíos.
Qué verás: Un checkmark verde confirmando que el test funcionó. Si algo falla, verás el error específico (ej: "Campo requerido no puede estar vacío").
Paso 7: Monitorea las primeras automatizaciones
Después de activar el Zap, deja que funcione durante unos días. Zapier tiene una sección "Zap History" donde ves cada vez que se ejecutó tu automatización, y si funcionó o falló.
Qué hacer: En el panel principal de Zapier, busca tu Zap y haz clic en él. Te mostrará un histórico: "3 de mayo, 14:23 — Ejecución exitosa", "3 de mayo, 09:15 — Ejecución exitosa", etc.
Si ves errores, haz clic en el error para ver qué salió mal. A veces es algo simple (un campo que no debería estar vacío, una herramienta que se desconectó).
Por qué: Los primeros días necesitas confirmar que funciona como esperabas. A veces un Zap se ejecuta correctamente, pero los datos no van donde creías que irían.
Qué verás: Un listado de cada ejecución (cada vez que el evento ocurrió). Verde = funcionó. Rojo = algo falló. Al hacer clic en cada una ves los datos exactos que se transfirieron.
Errores comunes
Mi Zap está activado pero no se ejecuta
Síntoma: Han pasado 2 días, han ocurrido eventos en la herramienta origen (ej: se han rellenado formularios), pero el Zap no se ha ejecutado ni una sola vez. El histórico dice "0 executions" (0 ejecuciones).
Causa: Zapier no está recibiendo los eventos porque la conexión con tu herramienta de origen está rota. A veces ocurre si cambias la contraseña de esa herramienta, o si esa herramienta revoca los permisos.
Solución: En el panel de tu Zap, busca el botón "Reconnect" (reconectar) junto al nombre de tu herramienta de origen. Haz clic y vuelve a iniciar sesión en esa herramienta. Eso debería resolver el problema en 90% de los casos.
Los datos llegan, pero en el orden incorrecto o con información que falta
Síntoma: Tu Excel recibe datos, pero "Nombre" y "Email" están al revés, o la columna "Empresa" siempre está vacía aunque el formulario pregunta por eso.
Causa: El mapeo de campos (paso 5) no está hecho correctamente. O bien seleccionaste el campo incorrecto, o bien olvidaste mapear algunos campos.
Solución: Abre tu Zap, ve a la sección "Action", y vuelve a revisar el mapeo de campos. Asegúrate de que cada campo de tu destino está asignado al campo correcto de tu origen. Si vuelves a cambiar algo, haz un nuevo test antes de guardar.
"No tengo soporte" o "Zapier no integra mi herramienta"
Síntoma: Buscas tu herramienta en Zapier (ej: tu software de facturación local) y no aparece en los resultados. O aparece, pero al intentar conectar, Zapier dice "Esta integración no está disponible en tu plan".
Causa: Tu herramienta específica no tiene integración disponible en Zapier (es menos común de lo que piensas), o esa integración requiere un plan de pago superior al tuyo.
Solución: Antes de rendirte, intenta dos cosas: 1) Busca "Webhook" o "API" en la barra de búsqueda de Zapier — Zapier permite conexiones genéricas a casi cualquier herramienta si tiene API (aunque es más técnico). 2) Considera cambiar a Make, que a veces tiene integraciones que Zapier no tiene, o comprueba si esa herramienta tiene su propia automatización integrada (muchos CRMs españoles como Holded tienen automatizaciones sin necesidad de Zapier).
Resultado final
Si has seguido todos los pasos, ahora tienes:
- Un Zap funcionando 24/7 que conecta dos de tus herramientas sin que tengas que hacer nada manualmente.
- Un histórico en Zapier que te muestra cada vez que se ejecutó y si tuvo éxito — eso es tu prueba de que funciona.
- La confianza de que tu siguiente automatización será más rápida, porque ya entiendes cómo funcionan los triggers y las acciones.
El siguiente paso lógico es preguntarte: ¿Qué otra tarea repetitiva puedo automatizar? Muchas pymes después de su primer Zap crean entre 3 y 5 más en las siguientes 2 semanas. Cada una ahorra entre 30 minutos y 2 horas de trabajo manual por semana.
Herramientas que facilitan esto
Si aún no tienes cuenta en Zapier, aquí tienes el acceso directo:
Si después de probar Zapier quieres explorar automatizaciones más complejas (por ejemplo, pasos condicionales: "si el email contiene X, haz Y, si no, haz Z"), Make permite esto en su plan gratuito de forma más flexible:
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