Hacer una factura mal tiene consecuencias concretas: Hacienda puede rechazarla, tu cliente puede negarse a pagarla, o te puede caer una sanción en una inspección. Y lo peor es que los errores más comunes son siempre los mismos.
Esta guía te explica exactamente qué tiene que llevar una factura como autónomo en España, cómo calcular los importes y qué herramientas te evitan hacerlo a mano.
Los datos obligatorios de toda factura
Una factura sin estos campos no es válida ante Hacienda. No hay excepciones.
- Número de factura: correlativo y sin saltos (no puedes ir del 12 al 15)
- Fecha de emisión
- Tus datos: nombre o razón social, NIF/CIF y dirección fiscal
- Datos de tu cliente: nombre o razón social, NIF/CIF y dirección
- Descripción del servicio o producto con suficiente detalle
- Base imponible, tipo de IVA aplicado e importe de IVA
Si emites a otro autónomo o profesional, también debes incluir la retención de IRPF.
El número de factura debe ser correlativo dentro de cada serie. Si saltas un número, Hacienda puede interpretarlo como factura no declarada. Usa una serie separada si facturas en distintas divisas o a clientes de fuera de la UE.
Cómo calcular el IVA y la retención de IRPF
El tipo general de IVA en España es el 21 %. Hay tipos reducidos del 10 % y superreducido del 4 % para categorías específicas (alimentación, libros, etc.). Si tienes dudas sobre qué tipo aplica a tu actividad, consúltalo en la web de la AEAT.
Ejemplo concreto:
Imagina que eres Marta, diseñadora gráfica en Sevilla, y emites una factura de 1.000 € a una empresa:
- Base imponible: 1.000,00 €
- IVA (21 %): + 210,00 €
- Retención IRPF (15 %): − 150,00 €
- Total a cobrar: 1.060,00 €
La retención del 15 % es la estándar para autónomos con más de dos años de actividad. Si llevas menos de dos años, la retención baja al 7 %.
Si facturas a un particular (no empresa), no aplicas retención de IRPF. Solo se aplica en operaciones entre profesionales o empresas.
Factura simplificada vs. factura completa
No siempre necesitas emitir una factura completa. La factura simplificada (lo que antes se llamaba ticket) se puede usar cuando el importe no supera los 400 € IVA incluido, o hasta 3.000 € si el destinatario no necesita deducir el IVA.
La factura simplificada no necesita los datos del cliente. Es válida para ventas al público en general.
Para cualquier cliente empresa o autónomo que quiera deducir el IVA, necesitas sí o sí la factura completa con todos sus datos.
Verifactu: lo que cambia en 2025
Desde 2025, el software de facturación en España debe cumplir con Verifactu, la normativa que obliga a los programas a registrar cada factura de forma inalterable y, en muchos casos, a enviarla en tiempo real a la AEAT.
Esto afecta directamente a los autónomos que usan software de facturación. Si usas Excel o Word para emitir facturas, técnicamente estás fuera de cumplimiento.
Las herramientas que analizamos más abajo —Holded y Anfix— ya están adaptadas a Verifactu.
Holded y Anfix: dos opciones para autónomos españoles
No hace falta que hagas los cálculos a mano ni que te preocupes por el formato. Estas dos herramientas están pensadas para el mercado español y cumplen con Verifactu.
Holded es la opción más completa. Además de facturación, incluye contabilidad, CRM y gestión de proyectos. Ideal si quieres centralizar todo en un sitio.
- Precio desde: No publican el precio actualizado en abierto — solicita presupuesto en su web. Precios consultados en mayo 2026. Verifica siempre en holded.com.
- Interfaz en español: ✅
- Soporte en español: ✅
- Cumple Verifactu: ✅
🔗 holded
Visita la web oficial para ver precios y planes actualizados
Anfix está más orientada al autónomo puro: más sencilla, más barata y con gestión de impuestos trimestrales integrada (modelo 303, modelo 130).
- Precio desde: No publican el precio actualizado en abierto — solicta presupuesto en su web. Precios consultados en mayo 2026. Verifica siempre en anfix.es.
- Interfaz en español: ✅
- Soporte en español: ✅
- Cumple Verifactu: ✅
🔗 anfix
Visita la web oficial para ver precios y planes actualizados
Si ya usas Sage para contabilidad, tanto Holded como Anfix permiten exportar en formatos compatibles para que tu gestor trabaje con los datos sin fricciones.
Preguntas frecuentes
¿Puedo hacer una factura en Word o Excel?
Sí, legalmente puedes. Pero desde 2025, el software de facturación debe cumplir Verifactu, y Word o Excel no lo hacen. Si en una inspección demuestras que usaste herramientas no homologadas, podrías enfrentarte a sanciones. Lo más seguro es usar un programa certificado.
¿Qué pasa si me equivoco en una factura ya enviada?
No puedes eliminarla ni modificarla. Debes emitir una factura rectificativa que anule la original y emita los datos correctos. La factura rectificativa debe hacer referencia explícita al número de la factura original que corrige.
¿Tengo que guardar copias de mis facturas? ¿Durante cuánto tiempo?
Sí. La normativa española obliga a conservar las facturas durante cuatro años (el período de prescripción tributaria). Si hay operaciones con inmuebles, el plazo puede ser mayor. Guárdalas en formato digital con respaldo: Hacienda puede pedírtelas en cualquier momento dentro de ese plazo.
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