Cómo hacer facturas con Quipu: guía paso a paso

Al terminar esta guía, tendrás tu primera factura creada, numerada y lista para enviar al cliente desde Quipu. El proceso completo lleva menos de 10 minutos si ya tienes los datos del cliente a mano.

Esto funciona tanto si eres autónomo como si tienes una pequeña empresa. No necesitas saber contabilidad.

Lo que necesitas

• Cuenta en Quipu: El plan de pago más básico es suficiente para emitir facturas. Hay una prueba gratuita de 15 días que incluye esta funcionalidad — puedes completar este tutorial sin pagar nada todavía.
• Tus datos fiscales: Nombre o razón social, NIF/CIF y dirección fiscal. Quipu los pedirá en el primer acceso.
• Datos del cliente: Nombre, NIF/CIF y dirección. Si ya tienes el cliente guardado en Quipu, no necesitas introducirlos de nuevo.
• Conexión desde navegador de escritorio: La creación de facturas completa se hace desde el panel web. La app móvil tiene funciones limitadas para este flujo.
• Nivel técnico necesario: Ninguno. Si sabes rellenar un formulario web, puedes hacer esto sin problema.

Pasos

Paso 1: Accede a la sección de ingresos

Qué hacer: Inicia sesión en tu cuenta de Quipu en quipu.eu. En el menú lateral izquierdo, haz clic en "Ingresos". Dentro de esa sección, selecciona "Facturas".

Por qué: Quipu separa facturas de tickets y de presupuestos. Si entras por otra vía, acabarás en el sitio equivocado y la numeración puede no ser la correcta.

Qué verás: Una tabla con todas tus facturas emitidas (vacía si es la primera vez). En la parte superior derecha aparece el botón "Nueva factura".

Paso 2: Crea una nueva factura

Qué hacer: Haz clic en el botón "Nueva factura". Se abre un formulario en pantalla con varios campos: fecha, número de factura, cliente, líneas de concepto e impuestos.

Por qué: Quipu numera las facturas automáticamente siguiendo la serie que hayas configurado. Puedes cambiar el número manualmente si tu serie empieza en otro punto, pero en condiciones normales no hace falta tocarlo.

Qué verás: El formulario ya tiene precargada la fecha de hoy y el siguiente número de factura disponible en tu serie.

Paso 3: Añade o selecciona el cliente

Qué hacer: En el campo "Cliente", empieza a escribir el nombre o el NIF del cliente. Si ya lo tienes guardado, aparecerá en el desplegable — selecciónalo. Si es un cliente nuevo, haz clic en "Crear cliente" dentro del mismo desplegable e introduce su nombre, NIF y dirección.

Por qué: Los datos del cliente quedan guardados para futuras facturas. La segunda vez que le factures, solo tendrás que escribir las primeras letras de su nombre.

Qué verás: Al seleccionar el cliente, sus datos (NIF, dirección) se rellenan automáticamente en el formulario. Revisa que sean correctos antes de continuar.

Nota: Si el cliente está en otro país de la UE y aplica inversión del sujeto pasivo, márcalo aquí desde el campo "Tipo de cliente". Quipu ajustará el IVA automáticamente.

Paso 4: Añade los conceptos y los importes

Qué hacer: En la sección "Conceptos", haz clic en "Añadir línea". Para cada línea introduce: descripción del servicio o producto, cantidad, precio unitario y tipo de IVA aplicable (21%, 10%, 4% o exento).

Por qué: Cada línea es una partida independiente de la factura. Si facturas varios servicios distintos, usa una línea por cada uno — es más claro para el cliente y más limpio para tu contabilidad.

Qué verás: Conforme añades líneas, el resumen de la derecha (o parte inferior en pantallas pequeñas) actualiza el subtotal, el IVA desglosado y el total con IVA en tiempo real.

Paso 5: Revisa los datos y guarda la factura

Qué hacer: Antes de guardar, comprueba: número de factura, fecha de emisión, datos del cliente, conceptos e importes, y tipo de IVA. Cuando todo esté correcto, haz clic en "Guardar factura".

Por qué: Una vez guardada y enviada, modificar una factura implica crear una factura rectificativa — más trabajo y posible confusión para el cliente. Mejor revisarla ahora.

Qué verás: La factura pasa a estado "Pendiente de cobro" y aparece en la tabla de ingresos. Quipu le asigna un PDF con tu logotipo y datos fiscales formateados.

Paso 6: Envía la factura al cliente

Qué hacer: Desde la vista de la factura recién guardada, haz clic en "Enviar". Puedes elegir entre dos opciones: enviarla directamente por email desde Quipu (introduces el email del cliente) o descargar el PDF y enviarlo tú mismo desde tu correo habitual.

Por qué: Enviar desde Quipu registra automáticamente la fecha de envío y permite hacer seguimiento del cobro. Si prefieres que el email salga desde tu dominio corporativo, descarga el PDF y envíalo manualmente — es igualmente válido.

Qué verás: Si envías desde Quipu, recibirás una confirmación en pantalla y el estado de la factura cambiará a "Enviada". El cliente recibirá un email con el PDF adjunto.

Errores comunes

La numeración de facturas empieza en un número que no toca Síntoma: La primera factura tiene el número 5, 12 o cualquier número que no sea el que esperabas. Causa: Quipu numera siguiendo la serie activa. Si alguien creó facturas de prueba antes de configurar bien la cuenta, la serie ya avanzó. Solución: Ve a "Configuración" → "Facturación" → "Series de facturación". Puedes editar el número inicial de la serie activa siempre que no hayas enviado facturas con esa numeración a Hacienda. Si ya enviaste alguna, crea una nueva serie y úsala a partir de ahora.

El cliente no tiene NIF español y Quipu no acepta el formato Síntoma: Al introducir el NIF de un cliente extranjero, el formulario muestra un error de validación. Causa: El campo valida por defecto el formato NIF/CIF español. Solución: En el campo de tipo de cliente, selecciona "Empresa extranjera" o "Particular extranjero" según corresponda. Quipu desactivará la validación de formato español y aceptará el número de identificación fiscal del país del cliente.

El PDF generado no incluye tu logotipo Síntoma: Las facturas salen con el nombre de tu empresa pero sin el logotipo que subiste. Causa: El logotipo no se ha vinculado a la plantilla activa de factura. Solución: Ve a "Configuración" → "Mi empresa" → "Personalización de facturas". Comprueba que el logotipo está subido y que la plantilla activa lo tiene habilitado. Guarda los cambios y genera una nueva factura de prueba.

Resultado final

Si has seguido todos los pasos, ahora tienes:

• Una factura numerada correctamente, con todos los datos fiscales obligatorios, generada y guardada en Quipu.
• Un PDF listo para enviar al cliente, con tu nombre/razón social, NIF, datos del cliente, conceptos desglosados e IVA separado.
• La factura registrada en tu libro de ingresos dentro de Quipu — tu gestor puede acceder a ella directamente si le das acceso a la cuenta.

El siguiente paso lógico es configurar facturas recurrentes si tienes clientes a los que facturas el mismo importe cada mes. Quipu lo automatiza desde "Ingresos" → "Facturas recurrentes" — así no tienes que crear la misma factura manualmente cada mes.

Herramientas que facilitan esto

Si aún no tienes cuenta en Quipu, puedes probarla 15 días gratis sin introducir tarjeta:

Preguntas frecuentes

¿Quipu es válido para emitir facturas en España según la normativa vigente?

Sí. Quipu cumple con los requisitos de Verifactu, el estándar obligatorio para software de facturación en España. Las facturas generadas incluyen todos los campos exigidos por la AEAT: número correlativo, fecha, datos del emisor y receptor, base imponible e IVA desglosado.

¿Puedo hacer facturas con Quipu de forma gratuita?

Quipu no tiene plan gratuito permanente, pero ofrece una prueba de 15 días sin tarjeta que incluye la emisión de facturas. Pasado ese periodo necesitas contratar uno de sus planes de pago. Si solo necesitas hacer facturas ocasionales y sin automatizaciones, herramientas como Anfix o Facturación directa de la AEAT pueden ser alternativas gratuitas a valorar.

¿Puedo modificar una factura ya enviada?

No directamente. Una vez enviada, la factura queda bloqueada para garantizar la integridad de la numeración. Si hay un error, tienes que emitir una factura rectificativa (abono) desde el botón "Rectificar" que aparece en la vista de la factura original. Quipu genera el documento rectificativo con la numeración correcta automáticamente.

¿Quipu funciona en el País Vasco y Navarra con TicketBAI?

Quipu indica en su documentación compatibilidad con los requisitos generales de facturación electrónica. Para TicketBAI (obligatorio en Euskadi y Navarra), verifica en su web oficial el estado actual de esta integración antes de contratar — los requisitos forales tienen particularidades propias que conviene confirmar directamente con su equipo de soporte.

¿El soporte de Quipu atiende en español?

Sí. Quipu tiene soporte en español por chat y email. La documentación oficial y los tutoriales también están en español. No ofrecen soporte telefónico en los planes estándar.

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