La administración de un autónomo está llena de textos que no aportan valor pero hay que escribir: el recordatorio de una factura, el correo a la gestoría, la petición de documentos a un cliente. Ahí un asistente de IA ahorra tiempo de verdad. Donde no debe tocar es en las cifras, los plazos legales y los impuestos.
Esta lista separa las dos cosas. Los prompts sirven para redactar; el cálculo y el cumplimiento se quedan en tu programa de facturación y con tu gestoría. Para la fórmula general, mira la guía principal de prompts.
Resumen rápido
- Sí: redactar recordatorios, resumir hilos con la gestoría, preparar preguntas, estructurar presupuestos.
- No: calcular impuestos, decidir qué deducir, redactar contratos definitivos o citar artículos de ley.
- Datos: nunca pegues importes ni datos reales de facturas. Usa cifras ficticias o marcadores.
- Facturas: ChatGPT no emite facturas válidas. Para eso necesitas un programa que cumpla con la normativa.
Un asistente de IA puede equivocarse con normas fiscales y laborales, que cambian. Sirve para preparar el borrador o las preguntas; la respuesta la da tu gestoría o la fuente oficial.
Cobros
1. Tres emails para reclamar una factura impagada
Redacta tres emails para reclamar una factura impagada a un cliente habitual desde hace [TIEMPO]. Factura nº [Nº], importe [IMPORTE ORIENTATIVO], vencida el [FECHA]. 1) Recordatorio amable a los 7 días de vencimiento. 2) Segundo aviso firme a los 21 días. 3) Último aviso antes de pasar la reclamación a un tercero. Máximo 80 palabras cada uno. No cites artículos de ley, no menciones intereses concretos y no amenaces con acciones judiciales.
Revisa antes de usarlo: Si quieres añadir intereses o una reclamación formal, consúltalo con tu gestoría o un abogado antes.
Herramienta relacionada: Quipu — para ver qué facturas están vencidas sin llevarlo en una hoja de cálculo
2. Condiciones de pago claras en un presupuesto
Redacta el apartado de condiciones de pago de un presupuesto de [SERVICIO]. Condiciones reales: [PORCENTAJE POR ADELANTADO], el resto a [DÍAS] días, por transferencia a [FORMA DE PAGO]. Precios con "+ IVA". Frases claras y cortas, sin lenguaje jurídico. Añade una frase sobre qué ocurre si el cliente pide cambios fuera del alcance.
Revisa antes de usarlo: Que no contradiga tus condiciones habituales ni lo que consta en tu contrato. No es un texto legal.
Gestoría y documentación
3. Pedir documentación a un cliente sin perseguirlo
Soy [PROFESIÓN]. Necesito que un cliente me envíe [DOCUMENTOS: por ejemplo datos de facturación, contrato firmado] antes del [FECHA]. Redacta un email de 70 palabras amable y claro: qué necesito, para qué lo necesito, cómo enviarlo y la fecha límite. Añade una versión corta para WhatsApp.
Revisa antes de usarlo: Que la fecha límite y el canal de envío son los correctos.
4. Preparar una consulta a la gestoría
Voy a escribir a mi gestoría con una duda sobre [TEMA, por ejemplo: cómo facturar a un cliente de otro país de la UE]. Mi situación: soy [AUTÓNOMO/SOCIEDAD], me dedico a [ACTIVIDAD]. Ayúdame a redactar un email claro con: la situación en 3 frases, las preguntas concretas que debo hacer (máximo 5) y los documentos que debería adjuntar. No respondas a la duda: ayúdame solo a plantearla bien.
Revisa antes de usarlo: Que preguntas lo que de verdad necesitas saber. Cuanto más concreta, mejor la respuesta.
5. Resumir un hilo largo con la gestoría
Te pego un hilo de emails con mi gestoría, con datos personales cambiados por marcadores: [PEGA EL HILO]. Resúmelo en: 1) decisiones tomadas, 2) lo que me piden a mí y para cuándo, 3) lo que queda pendiente de ellos, 4) dudas que debería aclarar. Si algo no está claro, escribe "REVISAR" en lugar de suponer.
Revisa antes de usarlo: Compara las fechas con el hilo original. Un plazo mal resumido puede salirte caro.
Organización
6. Checklist de cierre de trimestre (para revisar con tu gestoría)
Hazme una lista de comprobaciones internas para cerrar un trimestre siendo [AUTÓNOMO/PYME] de [ACTIVIDAD]: facturas emitidas y recibidas pendientes de registrar, gastos sin justificante, cobros pendientes y documentación que suele pedir una gestoría. No incluyas fechas ni modelos tributarios concretos: indícame que debo preguntarle esas fechas a mi gestoría.
Revisa antes de usarlo: Es una lista de orden interno, no un calendario fiscal. Las fechas y modelos los confirma tu gestoría.
7. Describir un servicio para el concepto de una factura
Redacta tres versiones del concepto de una factura para este trabajo: [DESCRIPCIÓN REAL DEL TRABAJO]. Que sean claras y específicas para que el cliente entienda qué paga, sin jerga y de máximo 25 palabras cada una. No añadas importes ni datos fiscales.
Revisa antes de usarlo: Que el concepto describe exactamente lo que se hizo y coincide con el presupuesto.
¿Qué pasa con VERI*FACTU?
Si facturas desde un Excel o desde un programa que no te ha hablado de VERI*FACTU, conviene que lo revises ya. Según lo aprobado a finales de 2025, las empresas sujetas al Impuesto sobre Sociedades deben usar un sistema adaptado desde el 1 de enero de 2027 y los autónomos desde el 1 de julio de 2027. ChatGPT no emite facturas válidas ni cumple este requisito: lo hace tu programa de facturación.
Tenemos una guía de VERI*FACTU para pymes, el análisis de Quipu y la comparativa de software de facturación.
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Preguntas frecuentes
¿Puede ChatGPT hacerme las facturas?
No de forma válida. Puede redactar el concepto o un correo, pero una factura debe emitirse con un programa que cumpla la normativa de facturación.
¿Puedo preguntarle qué gastos puedo deducir?
Puedes pedirle que te explique conceptos, pero no decidas con su respuesta. Las deducciones dependen de tu actividad y de normas que cambian; consúltalo con tu gestoría.
¿Es seguro pegar facturas reales?
Mejor no. Usa cifras y datos ficticios, o marcadores, y completa lo real fuera del asistente.
¿Sirve para redactar contratos?
Para estructurar un borrador o preparar preguntas, sí. Para firmarlo, no: un abogado debe revisarlo.
Este artículo no contiene asesoramiento fiscal ni legal. Los prompts son borradores que debe revisar un profesional. Última revisión: noviembre 2026.