Al terminar esta guía, tendrás Brevo y Factorial conectados y sincronizando contactos automáticamente — sin copiar listas de empleados o clientes a mano. El proceso completo lleva entre 30 y 45 minutos.
Para seguir esta guía necesitas cuenta activa en ambas plataformas. La conexión se hace a través de Zapier o Make (antes Integromat), ya que Brevo y Factorial no tienen integración nativa directa en este momento.
¿Por qué esta integración importa? Si usas Factorial para RRHH y Brevo para comunicaciones internas o newsletters, esta conexión evita que tengas dos listas de contactos desincronizadas. Cuando un empleado entra o sale, Brevo se actualiza solo.
Lo que necesitas
- Cuenta en Brevo: Funciona desde el plan gratuito para la parte de API. Si quieres enviar más de 300 emails/día, necesitarás el plan Starter (desde 7 €/mes + IVA). Precios consultados en enero 2025 — verifica en brevo.com.
- Cuenta en Factorial: Necesitas acceso de administrador. El plan Growth o superior incluye acceso a la API que usaremos.
- Cuenta en Zapier o Make: El plan gratuito de ambas herramientas es suficiente para empezar. Zapier permite 100 tareas/mes gratis; Make, 1.000 operaciones/mes gratis.
- API Key de Brevo: La generas en el panel de Brevo — lo vemos en el Paso 1.
- API Key de Factorial: La generas en la configuración de tu cuenta — lo vemos en el Paso 2.
- Nivel técnico necesario: No necesitas saber programar. Si sabes copiar y pegar texto y navegar por menús, es suficiente.
Pasos
Paso 1: Genera tu API Key en Brevo
Qué hacer: Entra en tu cuenta de Brevo. En la esquina superior derecha, haz clic en tu nombre de usuario y selecciona "SMTP & API" en el menú desplegable. En la pantalla que aparece, ve a la pestaña "API Keys" y haz clic en "Generate a new API key". Ponle un nombre descriptivo — por ejemplo, "Integración Factorial" — y haz clic en "Generate". Copia la clave que aparece y guárdala en un lugar seguro (un bloc de notas, por ejemplo). No la podrás ver de nuevo una vez cierres esa ventana.
Por qué: Esta clave es la que autoriza a Zapier o Make a escribir y leer datos en tu cuenta de Brevo. Sin ella, la integración no puede funcionar.
Qué verás: Una cadena larga de letras y números — algo parecido a xkeysib-abc123.... Es normal que parezca complicada.
Paso 2: Genera tu API Key en Factorial
Qué hacer: Entra en Factorial con tu cuenta de administrador. Ve a "Configuración" (icono de engranaje en el menú lateral izquierdo) y selecciona "Integraciones". Dentro de esa sección busca "API" o "Acceso API". Haz clic en "Crear token" o "Nuevo token de acceso", asígnale un nombre — por ejemplo, "Zapier Brevo" — y copia el token generado.
Por qué: Igual que antes: esta clave le da permiso a la herramienta de automatización para leer los datos de empleados en Factorial.
Qué verás: Otro token largo. Guárdalo junto al de Brevo.
Nota: Si no ves la sección de API en tu cuenta de Factorial, es posible que tu plan no lo incluya o que necesites activarlo. Contacta con el soporte de Factorial para confirmarlo — su soporte atiende en español.
Paso 3: Crea una lista de contactos en Brevo
Qué hacer: En el panel de Brevo, ve a "Contacts" en el menú lateral y haz clic en "Lists". Crea una lista nueva haciendo clic en "Create a list". Nómbrala con algo que te permita identificarla fácilmente — por ejemplo, "Empleados Factorial" o "Equipo [nombre de tu empresa]". Guarda la lista y anota el ID de la lista que aparece en la URL o en los detalles de la lista (un número de 4-6 cifras).
Por qué: Necesitas una lista de destino concreta en Brevo para que los contactos que vengan de Factorial se organicen correctamente y no se mezclen con los de clientes u otras campañas.
Qué verás: La lista aparece en el panel de listas con 0 contactos. Es correcto — aún no hemos conectado nada.
Paso 4: Configura el Zap en Zapier (o el escenario en Make)
Qué hacer con Zapier: Entra en zapier.com y haz clic en "Create Zap".
En el Trigger (disparador), busca "Factorial" en el buscador de apps. Si no aparece como integración nativa, selecciona "Webhooks by Zapier" como alternativa — Factorial permite configurar webhooks desde su panel de integraciones.
En el Action (acción), busca "Brevo" — aparece como "Brevo" o "Sendinblue" según la versión. Selecciona la acción "Create or Update Contact". Cuando te pida autenticación, pega la API Key de Brevo que generaste en el Paso 1. Mapea los campos: nombre, apellido, email (obligatorio) y cualquier atributo personalizado que quieras sincronizar (departamento, cargo). En el campo "List IDs", introduce el ID de la lista que anotaste en el Paso 3.
Por qué: Este es el núcleo de la integración. Cada vez que se cree o actualice un empleado en Factorial, Zapier lo añade o actualiza automáticamente en tu lista de Brevo.
Qué verás: Zapier te pedirá que hagas una prueba del Zap. Si todo está bien configurado, verás un contacto de prueba aparecer en tu lista de Brevo en menos de un minuto.
Si usas Make en lugar de Zapier: El proceso es equivalente. Crea un escenario nuevo con el módulo de Factorial (o Webhooks) como trigger y el módulo de Brevo — acción "Create/Update a Contact" — como acción. Make tiene una curva de aprendizaje algo mayor que Zapier, pero su plan gratuito es más generoso para automatizaciones repetitivas.
Paso 5: Activa y prueba la automatización
Qué hacer: Una vez configurado el Zap o el escenario, actívalo (en Zapier, el interruptor "Zap is off" pásalo a "on"). Después, ve a Factorial y crea un empleado de prueba con un email real al que tengas acceso. Espera 1-2 minutos y comprueba en Brevo, en la lista "Empleados Factorial", que ese contacto ha aparecido correctamente.
Por qué: Es fundamental verificar que los datos se mapean bien antes de confiar en la automatización para datos reales.
Qué verás: El contacto de prueba en tu lista de Brevo, con los campos que hayas configurado en el Paso 4. Si falta algún campo, vuelve al Zap y ajusta el mapeo.
Paso 6: Configura el flujo inverso (baja automática) — opcional
Qué hacer: Si quieres que cuando un empleado cause baja en Factorial también se elimine o desactive en Brevo, crea un segundo Zap. El trigger sería "Employee updated" en Factorial (con el estado cambiado a "inactive" o "terminated"). La acción en Brevo sería "Unsubscribe Contact" o "Delete Contact", según prefieras. Conecta ambos con el mismo proceso que en el Paso 4.
Por qué: Sin este paso, los empleados que abandonen la empresa seguirán recibiendo comunicaciones internas. En empresas con rotación, esto acumula contactos inactivos rápido.
Qué verás: En el log de Zapier, cada baja en Factorial generará una tarea de baja en Brevo.
Errores comunes
La API Key de Brevo da error de autenticación en Zapier
Síntoma: Zapier muestra "Invalid API key" o "Authentication failed" al intentar conectar Brevo.
Causa: La clave se copió con un espacio extra al principio o al final, o se usó la clave SMTP en lugar de la API Key.
Solución: Vuelve a Brevo → "SMTP & API" → pestaña "API Keys". Genera una clave nueva y cópiala con cuidado, sin espacios. En Zapier, desconecta la cuenta de Brevo y vuelve a conectarla pegando la clave nueva.
Los contactos no aparecen en la lista correcta de Brevo
Síntoma: Los contactos se crean en Brevo pero aparecen en "All contacts" sin asignarse a la lista "Empleados Factorial".
Causa: El campo "List IDs" en el Zap está vacío o tiene un ID incorrecto.
Solución: Ve al Zap → paso de acción en Brevo → campo "List IDs" → introduce el número de ID correcto de la lista (lo puedes ver en Brevo → Contacts → Lists → haz clic en tu lista → el número en la URL).
Factorial no aparece como app nativa en Zapier
Síntoma: Al buscar "Factorial" en Zapier, no aparece ninguna integración oficial.
Causa: La integración nativa de Factorial en Zapier puede no estar disponible en tu región o puede haberse actualizado de nombre.
Solución: Usa "Webhooks by Zapier" como trigger. En Factorial, ve a "Configuración" → "Integraciones" → "Webhooks" y añade la URL que Zapier te proporcione. Si necesitas ayuda con webhooks, el soporte de Factorial en español puede guiarte.
Resultado final
Si has seguido todos los pasos, ahora tienes:
- Sincronización automática de empleados desde Factorial a tu lista de contactos en Brevo, sin exportar ni importar ficheros CSV manualmente.
- Datos actualizados en tiempo real: cada nuevo empleado en Factorial aparece en Brevo en los minutos siguientes, con los campos que hayas configurado.
- Opcional: una automatización de baja que elimina o desuscribe contactos cuando un empleado deja la empresa — sin que tengas que acordarte de hacerlo manualmente.
El siguiente paso lógico es crear en Brevo tu primera campaña de comunicación interna — un boletín mensual para el equipo, por ejemplo — usando esta lista como destinatarios. Brevo tiene plantillas de email que puedes adaptar en menos de 15 minutos.
Herramientas que facilitan esto
Si aún no tienes cuenta en Brevo, puedes empezar con el plan gratuito — incluye hasta 300 emails al día y contactos ilimitados, suficiente para probar la integración:
🚀 Prueba Brevo
Sin permanencia · Cancela cuando quieras · Plan gratuito disponible
Preguntas frecuentes
¿Brevo y Factorial tienen integración directa sin Zapier?
No, a fecha de enero 2025 no existe una integración nativa entre Brevo y Factorial. La conexión requiere una herramienta intermedia como Zapier o Make. Ambas tienen planes gratuitos suficientes para automatizaciones básicas.
¿Es suficiente el plan gratuito de Brevo para esta integración?
Para la parte técnica de la integración (API y contactos), sí. El límite del plan gratuito es el envío: 300 emails por día. Si tu equipo tiene más de 300 personas o envías comunicaciones diarias, necesitarás el plan Starter. Consulta el precio actual en brevo.com — los precios cambian con frecuencia.
¿Cumple esta integración con el GDPR y la LOPDGDD?
Brevo firma un DPA (Data Processing Agreement) bajo GDPR — lo puedes solicitar desde tu cuenta. Los datos de empleados que sincronices son datos personales, así que asegúrate de que tu política de privacidad interna contempla este tratamiento. Si tienes dudas, consúltalo con tu asesor de protección de datos o con la AEPD.
¿Qué pasa si un empleado cambia de email en Factorial?
Si el email cambia en Factorial, Zapier creará un contacto nuevo en Brevo con el email nuevo — el contacto con el email antiguo no se elimina automáticamente. Para gestionarlo correctamente, añade una acción en Zapier que desuscriba el email antiguo cuando detecte un cambio de email en Factorial.
¿Puedo hacer esto sin pagar Zapier?
Sí. El plan gratuito de Zapier incluye 100 tareas por mes, que son suficientes si tu empresa tiene poca rotación de personal. Si tienes más movimiento, Make tiene un plan gratuito más generoso (1.000 operaciones/mes). Para empresas con mucha rotación, puede merecer la pena el plan de pago de cualquiera de las dos.
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