Gestionar nóminas, vacaciones, documentos y partes de horas en Excel es el límite de paciencia de cualquier empresario. Con 8 empleados ya pierdes más tiempo en adminitración que en hacer crecer el negocio. El problema no es que no haya software de RRHH — hay cientos. El problema es que la mayoría está diseñado para departamentos de 50 personas, cuesta lo que una nómina mensual, o no cumple la normativa española de almacenamiento de datos. Estas dos herramientas sí están pensadas para ti: ambas funcionan en España, tienen precios que no duelen, y las dos han probado estar donde dicen que están.
Cómo hemos seleccionado estas herramientas
Para incluir una herramienta en esta lista, debe cumplir estos criterios:
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Precio razonable para pymes: Hemos excluido herramientas cuyo plan básico supera los 80 €/mes para un equipo pequeño. Si cuesta más que una nómina, no es para Carlos.
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Cumple LOPDGDD y almacena en España: Los datos de tus empleados son sensibles. Solo incluimos herramientas que firman DPA bajo GDPR y permiten almacenamiento de datos en servidores españoles o europeos.
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Funciona en español: Interfaz completamente en español, documentación en español, y soporte que responde en castellano. No vale "parcialmente traducido".
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Gestión de nóminas integrada: El software tiene que manejar nóminas, no solo fichas de empleados. Es el punto más doloroso de la administración.
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Sin contrato trampa: Hemos penalizado herramientas que obligan a permanencia anual sin prueba real, o que cobran cantidades desproporcionadas si te vas antes.
Resumen rápido
| Herramienta | Precio desde | Trial | Soporte ES | Mejor para |
|---|---|---|---|---|
| Factorial | 9 €/empleado/mes + IVA | Sí, 30 días | Sí — chat y email | Pymes con nóminas sencillas |
| Sesame | 25 €/mes + IVA (plan básico) | Sí, 15 días | Sí — chat, email, teléfono | Empresas con más de 5 empleados |
Precios consultados en mayo 2026. Verifica siempre en la web del proveedor. Precios sin IVA.
Las mejores 2 herramientas de RRHH para pymes
1. Factorial
Factorial es la herramienta que más ves en las pymes españolas por una razón simple: empieza muy barata, crece contigo, y todo está en español desde el primer día. No es un dinosaurio de la nómina traído del extranjero — está hecho pensando en cómo trabaja una empresa española.
Lo mejor: El plan gratuito es genuinamente útil — puedes gestionar hasta 10 empleados sin pagar nada, incluyendo fichas, documentos y un calendario de vacaciones básico.
Lo peor: Las integraciones con otros software (CRM, contabilidad) requieren plan Premium — no vienen con el básico. Si usas Holded o Sage y quieres que se sincronicen, hay que pagar extra.
Precio: Gratuito (hasta 10 empleados) | 9 €/empleado/mes + IVA (Plan Pro y superiores) — con prueba de 30 días.
Ojo con el cálculo: Factorial cobra por empleado activo. Si tienes 8 empleados pagos, son 72 €/mes + IVA. Si tienes 12, son 108 €/mes + IVA. Asegúrate de que este modelo encaja con tu presupuesto.
Pros:
- Plan gratuito real — muchas pymes pequeñas no necesitan más.
- Gestión de nóminas integrada con cálculo automático de IRPF y cotizaciones de la Seguridad Social.
- Calendario de vacaciones y ausencias visible para todo el equipo.
- Aplicación móvil para que los empleados cierren partes de horas desde el teléfono.
- Cumple LOPDGDD — datos almacenados en servidores españoles.
- Integración con portales de gestión de becarios y prácticas.
Contras:
- Plan gratuito tiene limitaciones claras — no incluye integraciones ni reportes avanzados.
- La factura electrónica está en roadmap pero no está 100% implementada (a mayo 2026 sigue siendo manual).
- No tiene automatización de procesos RR.HH. avanzada — si tienes workflows complejos (aprobaciones multinivel, etc.), deberás hacerlo parcialmente a mano.
- El soporte por teléfono solo existe en planes Enterprise.
Ideal para: Empresas de 3 a 20 empleados que necesitan nóminas, vacaciones y documentos en un mismo sitio sin complicarse la vida.
2. Sesame
Sesame es el contrario a Factorial: empieza siendo más caro, pero está diseñado para empresas que ya tienen 8-10 empleados y saben que la gestión de RRHH va a crecer. Tiene más funcionalidad de serie y un enfoque más profesional desde el plan básico.
Lo mejor: Tienes acceso a funcionalidad de gestión de vacaciones, ausencias, partes de horas, documentos y nóminas en el plan más barato. No pagas más si quieres hacer más cosas.
Lo peor: El precio de partida (25 €/mes) puede parecer alto si solo tienes 4 empleados — Factorial te costaría 36 €/mes, pero el gratuito podría bastar. Sesame te obliga a pagar desde el primer día.
Precio: 25 €/mes + IVA (Plan Básico, hasta 10 empleados) — con prueba de 15 días.
Puedes añadir empleados sin pagar más: El plan Básico de Sesame cubre hasta 10 empleados por un precio fijo. Si necesitas 11, subes a Plan Profesional. Calcula bien cuántos esperas tener en los próximos 12 meses.
Pros:
- Todo incluido desde el plan básico: nóminas, vacaciones, absencias, partes de horas, documentos de firma digital.
- Integración real con Sage 50 (mucho usada en pymes españolas) — los datos de nómina fluyen automáticamente.
- Gestor de documentos: contratos, acuerdos, expedientes — todo firmado digitalmente según normativa española.
- Soporte por teléfono disponible en todos los planes.
- Cumple LOPDGDD con DPA firmado.
- Generación automática de informes de Verifactu (relevante a partir de 2025).
Contras:
- Sin plan gratuito — pagas aunque tengas solo 2 empleados.
- La curva de aprendizaje es más pronunciada que Factorial — tiene más opciones, pero también más botones.
- Integraciones limitadas fuera del ecosistema Sage — si usas Holded, la integración no es nativa.
- El plan Básico solo permite crear hasta 3 usuarios con acceso administrativo — si tienes departamento de RRHH separado puede ser poco.
Ideal para: Empresas de 8 a 30 empleados que ya tienen procesos claros de RRHH, usan Sage, y necesitan más que lo básico (firma de documentos, gestión de expedientes, reportes legales).
¿Cómo elegir la más adecuada para tu pyme?
Si tienes menos de 8 empleados y quieres gastar lo mínimo: Factorial plan gratuito. No necesitas nada más hasta que el equipo crezca. Cuando tengas 11 empleados, pasas a Pro (9 €/empleado) y ya tienes espacio para crecer.
Si tienes 8-12 empleados y usas Sage para contabilidad: Sesame. La integración automática con Sage ahorra horas de trabajo al cerrar nóminas. El precio fijo (25 €/mes para hasta 10 empleados) es predecible y no va a crecer si subes a 9 o 10.
Si necesitas gestionar documentos y firmas digitales: Sesame. Factorial tiene un gestor de documentos muy básico. Si necesitas archivar contratos con firma legal, expedientes de faltas, cambios de categoría, Sesame está mejor equipado.
Si quieres integraciones con Holded (facturación + contabilidad): Factorial tiene integración con Holded en planes Pro — Sesame no. Si Holded es tu eje central, Factorial encaja mejor.
Conclusión
Entre Factorial y Sesame no hay ganador absoluto — depende del tamaño de tu empresa y de qué herramientas ya uses. Lo importante es que ambas cumplen lo que prometen, funcionan en español sin sorpresas legales, y tienen precios que se entienden.
Si acabas de empezar con RRHH digital, Factorial y su plan gratuito son el punto de partida más inteligente. Si ya tienes claro que necesitas más funcionalidad desde el día 1, Sesame cuesta el mismo que 10 horas de asesoría externa en nóminas — se paga solo.
Lo mejor es que ambas ofrecen prueba gratuita real — usa las dos con tus propios datos durante 15-30 días y verás cuál se adapta mejor a tu flujo de trabajo.
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