Al terminar esta guía, tendrás un proceso de onboarding digital funcionando para el próximo empleado que incorpores. Documentos firmados en digital, tareas de bienvenida automatizadas y formación inicial asignada — todo sin carpetas físicas ni correos sueltos. El proceso de configuración lleva entre dos y tres horas si tienes la documentación preparada.
Esto funciona con Factorial o Sesame HR, las dos herramientas más usadas por pymes españolas para gestión de personas. Más adelante verás cuál encaja mejor según tu situación.
🧰 Lo que necesitas
- Cuenta en Factorial o Sesame HR: Ambas ofrecen prueba gratuita. Factorial tiene trial de 14 días; Sesame, de 14 días también. El módulo de onboarding está disponible desde sus planes de pago — lo detallamos en la sección de precios.
- Documentación interna lista: Contrato de trabajo (o plantilla), política de bienvenida, manual del empleado si tienes uno, y cualquier formulario que el trabajador deba firmar al incorporarse.
- Un email del nuevo empleado: Lo necesitarás para enviarle el acceso al portal del empleado antes de su primer día.
- Acceso de administrador: Asegúrate de que tu usuario tiene permisos de administración en la herramienta. No funciona desde un perfil de empleado estándar.
- Nivel técnico necesario: No necesitas conocimientos técnicos. Si sabes adjuntar un documento a un email y usar formularios web, es suficiente.
💶 Precios (verificados mayo 2026)
Antes de empezar: El módulo de onboarding no está disponible en el plan gratuito de ninguna de las dos herramientas. Necesitarás activar al menos el plan de pago básico o usar el trial para probar la configuración.
Factorial No publican el precio en abierto — hay que solicitar demo o presupuesto. Según su web, los precios son por empleado/mes. Para una pyme de 8 empleados, solicita presupuesto directamente. IVA no incluido.
Sesame HR No publican el precio en abierto — hay que solicitar demo/presupuesto. El precio también es por empleado/mes, con un mínimo de empleados según el plan. IVA no incluido.
Precios consultados en mayo 2026. Verifica siempre en la web del proveedor.
Pasos
Paso 1: 🗂️ Crea el perfil del nuevo empleado antes de su primer día
Qué hacer: En Factorial, ve al menú lateral y haz clic en "Empleados" → "Añadir empleado". Rellena los datos básicos: nombre completo, email, cargo, departamento y fecha de incorporación. Guarda el perfil.
En Sesame HR, el proceso es equivalente: accede a "Empleados" → "Nuevo empleado" y completa los campos del formulario de alta.
Por qué: El sistema usa este perfil para asignar automáticamente las tareas de onboarding según el departamento y el cargo. Si no lo creas antes, el empleado no recibirá las instrucciones el día uno.
Qué verás: Después de guardar, el sistema generará un perfil con estado "Pendiente de incorporación" (Factorial) o "En proceso de alta" (Sesame). Ese es el indicador de que el onboarding está listo para configurarse.
Paso 2: 📋 Configura la plantilla de onboarding
Qué hacer: En Factorial, ve a "Configuración" → "Onboarding" → "Plantillas". Haz clic en "Nueva plantilla". Asigna un nombre (por ejemplo, "Incorporación comercial" o "Incorporación administración").
En Sesame HR, la ruta es "Configuración" → "Procesos de empleado" → "Onboarding". El sistema te pedirá que definas las fases del proceso.
Por qué: La plantilla es el esqueleto del proceso. Todo lo que configures aquí se replicará automáticamente cada vez que incorpores a alguien en ese mismo cargo o departamento. Haces el trabajo una vez.
Qué verás: Un editor de tareas vacío organizado por fases (pre-incorporación, primer día, primera semana, primer mes). Las fases son editables.
Paso 3: ✅ Añade las tareas de bienvenida
Qué hacer: Dentro de la plantilla, añade tareas para cada fase. Ejemplos concretos que funcionan para una pyme de 8 personas:
- Pre-incorporación: Firma del contrato (digital), entrega de documentación de bienvenida, alta en Seguridad Social.
- Primer día: Presentación del equipo, configuración del email corporativo, revisión del manual de empleado.
- Primera semana: Formación sobre el producto o servicio, reunión con el responsable directo, acceso a las herramientas de trabajo.
- Primer mes: Revisión de objetivos, primera evaluación de seguimiento.
Para cada tarea, asigna: responsable (tú, RRHH o el propio empleado), fecha de vencimiento relativa a la incorporación (ej: "3 días antes", "día 1", "día 7"), y si requiere confirmación por parte del empleado.
Por qué: Las fechas relativas son clave. Si la incorporación se adelanta o retrasa, todas las tareas se recalculan solas. No tienes que reprogramarlo manualmente.
Qué verás: La plantilla mostrará un timeline visual con las tareas ordenadas por fase y fecha relativa.
Paso 4: 📄 Carga los documentos que el empleado debe firmar
Qué hacer: En la misma plantilla, busca la sección "Documentos" (Factorial) o "Archivos del proceso" (Sesame HR). Sube los documentos en PDF: contrato de trabajo, política de privacidad, política de uso de herramientas corporativas, y cualquier LOPD que tu empresa requiera firmar.
Activa la opción de firma digital si la tienes disponible en tu plan. En Factorial se llama "Firma electrónica". En Sesame HR, "Firma digital de documentos".
Por qué: La firma electrónica tiene validez legal en España bajo el Reglamento eIDAS. Evita impresiones, escáneres y archivadores físicos. El documento firmado queda guardado en el expediente del empleado.
Qué verás: Cada documento aparecerá con estado "Pendiente de firma" hasta que el empleado lo firme desde su portal. Recibirás una notificación cuando esté completado.
🇪🇸 LOPDGDD: Si el empleado va a firmar documentos con datos personales (contrato, ficha de empleado), asegúrate de que la herramienta tiene DPA firmado contigo como empresa. Tanto Factorial como Sesame HR ofrecen DPA bajo GDPR y cumplen con la LOPDGDD. Solicítalo en el área de configuración de tu cuenta antes de subir documentos reales.
Paso 5: 📧 Envía el acceso al portal del empleado
Qué hacer: Con el perfil creado y la plantilla asignada, busca el botón "Invitar empleado" (Factorial) o "Enviar acceso" (Sesame HR) dentro del perfil del empleado. El sistema enviará un email automático al trabajador con sus credenciales de acceso al portal.
Puedes personalizar el texto del email de bienvenida desde "Configuración" → "Comunicaciones" → "Email de bienvenida".
Por qué: El empleado necesita acceso al portal antes de su primer día para firmar documentos y revisar la documentación de bienvenida. Si lo envías el mismo día uno, pierdes tiempo de incorporación.
Qué verás: El estado del empleado cambia a "Invitación enviada". Cuando el empleado acceda por primera vez, verás la fecha de primer acceso en su perfil.
Paso 6: 🔍 Haz seguimiento del progreso
Qué hacer: Desde el panel de "Onboarding" (en ambas herramientas), puedes ver en tiempo real qué tareas están completadas, cuáles están pendientes y cuáles llevan retraso.
Si una tarea lleva más de 2 días de retraso, el sistema envía un recordatorio automático al responsable. Puedes ajustar este umbral en "Configuración" → "Notificaciones".
Por qué: Sin seguimiento, el onboarding se convierte en una lista de tareas que nadie mira hasta que hay un problema. El panel de progreso convierte el proceso en algo visible para toda la empresa.
Qué verás: Un tablero con barras de progreso por fase y un porcentaje de completado global. Si hay tareas críticas sin completar (firma de contrato, alta en SS), aparecen marcadas en rojo.
⚠️ Errores comunes
El empleado no recibe el email de invitación
Síntoma: El trabajador dice que no le ha llegado nada. El estado en la herramienta aparece como "Invitación enviada".
Causa: El email ha caído en la carpeta de spam, o la dirección tiene un typo en el perfil.
Solución: Primero, verifica el email en el perfil del empleado. Si es correcto, pídele que revise spam y la carpeta de "Promociones" (Gmail). Si sigue sin aparecer, usa la opción "Reenviar invitación" desde el perfil.
Los documentos no aparecen en el portal del empleado
Síntoma: El empleado accede al portal pero no ve ningún documento para firmar.
Causa: Los documentos se subieron a la biblioteca general pero no se asignaron a la plantilla de onboarding activa.
Solución: Ve a la plantilla de onboarding → sección "Documentos" → verifica que los archivos aparecen asignados a esa plantilla concreta. Subir un documento a la biblioteca no lo asigna automáticamente a un proceso.
Las tareas no se generan automáticamente al crear el empleado
Síntoma: Creas el perfil del empleado pero en su ficha no aparecen las tareas de onboarding.
Causa: La plantilla no está asignada al departamento o cargo del empleado.
Solución: Ve a la plantilla → "Asignación" → verifica que el departamento y cargo del empleado coinciden con los criterios de asignación de la plantilla. Puedes asignar la plantilla manualmente desde el perfil del empleado si la asignación automática no funciona.
🆚 Factorial vs. Sesame HR para onboarding: ¿cuál elegir?
| Factorial | Sesame HR | |
|---|---|---|
| Interfaz en español | ✅ Sí | ✅ Sí |
| Soporte en español | ✅ Sí | ✅ Sí |
| Firma electrónica incluida | ✅ Desde plan de pago | ✅ Desde plan de pago |
| Plantillas de onboarding | ✅ Sí | ✅ Sí |
| Portal del empleado | ✅ Sí | ✅ Sí |
| App móvil para empleados | ✅ iOS y Android | ✅ iOS y Android |
| Integración con nóminas | ✅ Módulo propio | ✅ Módulo propio |
| Cumple GDPR/LOPDGDD | ✅ DPA disponible | ✅ DPA disponible |
| Precio | Solicitar presupuesto | Solicitar presupuesto |
Elige Factorial si ya usas o planeas usar su módulo de nóminas o control horario. La integración entre módulos es muy fluida y evita duplicar datos de empleados.
Elige Sesame HR si tienes una estructura de RRHH algo más formalizada y necesitas más control sobre los flujos de aprobación. Su módulo de onboarding tiene más opciones de personalización por defecto.
Si vienes de llevar todo en Excel y es tu primer software de RRHH, cualquiera de los dos funciona. La curva de aprendizaje es similar.
✅ Lo que nos gusta
- ✅ Las dos herramientas están en español y con soporte en español — no tendrás que buscar en Google cómo se llama el botón en inglés
- ✅ La firma electrónica con validez legal evita una burocracia enorme en incorporaciones
- ✅ Las plantillas reutilizables hacen que la segunda incorporación tarde un 80% menos que la primera
- ✅ El portal del empleado funciona bien en móvil — el trabajador puede firmar documentos desde el móvil antes de llegar el primer día
- ✅ Ambas cumplen GDPR y LOPDGDD, con DPA disponible para firmar
❌ Lo que no nos gusta
- ❌ Ninguna publica sus precios en abierto. Para una pyme que quiere comparar opciones sin hablar con un comercial primero, esto es un freno real. Tienes que pasar por una demo o solicitar presupuesto para saber cuánto vas a pagar.
- ❌ El módulo de onboarding no está en el plan más básico. Si tienes 2-3 empleados y contratas poco, puede no amortizarse. Para menos de 5 empleados con incorporaciones esporádicas, un proceso manual bien documentado en Google Drive puede ser suficiente.
- ❌ La personalización de los emails automáticos es limitada en ambas herramientas. Si quieres un email de bienvenida con el tono de tu empresa, las opciones de edición son básicas — nada de arrastrar y soltar bloques de diseño.
- ❌ Sesame HR tiene una curva de configuración inicial algo más larga que Factorial. La primera vez que montas una plantilla completa, necesitas una o dos horas de exploración para entender cómo están organizados los módulos.
🤔 ¿Para quién NO es este enfoque?
No lo necesitas si tienes menos de 5 empleados y contratas una vez al año como mucho. El tiempo de configuración no se amortiza para ese volumen.
No lo necesitas si tu proceso de incorporación es completamente presencial y no tienes documentos que firmar por adelantado. Digitalizar por digitalizar no añade valor.
No es para ti si buscas una solución gratuita. Tanto Factorial como Sesame HR requieren plan de pago para el módulo de onboarding.
No es suficiente si necesitas gestión avanzada de formación o cursos de incorporación con seguimiento de progreso. Para eso necesitarías complementar con una herramienta de LMS — el módulo de formación de estas herramientas es básico.
🏁 Resultado final
Si has seguido todos los pasos, ahora tienes:
- Una plantilla de onboarding reutilizable adaptada a tu empresa, con tareas, documentos y responsables asignados.
- Un proceso que se activa automáticamente cuando das de alta a un nuevo empleado — sin correos manuales ni carpetas físicas.
- Los documentos de incorporación firmados digitalmente y guardados en el expediente del empleado, con validez legal en España.
- Un panel de seguimiento para saber en todo momento qué ha completado el empleado y qué está pendiente.
El siguiente paso lógico es configurar también el offboarding — el proceso de salida de un empleado — usando la misma lógica de plantillas. Las dos herramientas lo permiten y te ahorrará el caos habitual cuando alguien se va.
🛠️ Herramientas que facilitan esto
❓ Preguntas frecuentes
¿El onboarding digital tiene validez legal en España?
Sí, siempre que los documentos firmados electrónicamente cumplan con el Reglamento eIDAS, que es de aplicación en toda la UE. La firma electrónica avanzada — que usan Factorial y Sesame HR — tiene validez legal plena en España. Para el contrato de trabajo, la firma electrónica es válida si ambas partes consienten usarla.
¿Puedo hacer onboarding digital si el empleado no tiene ordenador?
Sí. Tanto Factorial como Sesame HR tienen app móvil para empleados (iOS y Android). El trabajador puede revisar documentos, firmar y completar tareas directamente desde su móvil. Solo necesita el email que usaste para crear su perfil.
¿Qué pasa con los datos del empleado si cancelo la suscripción?
Ambas herramientas permiten exportar los expedientes de empleados antes de cancelar. Es importante hacerlo antes de darse de baja — una vez cancelada la cuenta, el acceso a los datos puede cerrarse. Consulta las condiciones específicas de retención de datos en el contrato de cada proveedor. Bajo LOPDGDD, tienes derecho a exportar los datos de tus trabajadores.
¿Puedo usar estas herramientas solo para onboarding sin contratar el resto de módulos?
Depende del plan. En general, el módulo de onboarding viene dentro de un plan que incluye otros módulos de RRHH (control horario, gestión de ausencias, etc.). No es habitual poder contratar solo el módulo de onboarding de forma aislada. Pregúntalo explícitamente al solicitar presupuesto.
¿Cuánto tiempo tarda en configurarse el primer proceso de onboarding?
Con la documentación preparada (contrato, manual de empleado, políticas internas), la configuración inicial lleva entre dos y tres horas. A partir del segundo empleado, aplicar la misma plantilla lleva menos de 15 minutos.
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